Rafael Soto
CEO de Box Factura
Una de las principales preocupaciones que aquejan a los empresarios durante las últimas semanas del año es el cierre anual, en esta temporada es fundamental la preparación para las declaraciones anuales. Tener el 100% de las facturas es solo el primer paso, también necesitamos información sobre cancelaciones directas e indirectas, complementos de pago, además de revisar que ninguna de nuestras facturas provenga de empresas fraudulentas.
El concepto de Certeza Fiscal hoy en día es una metodología que se compone de una serie de procesos y medidas que las empresas tienen que realizar de forma periódica para asegurarse de que el negocio está en regla con el fisco. Esta certidumbre proviene no solo de lo que la empresa hace, sino de lo que los demás hacen para nosotros, por lo que es necesario prestar atención a la forma de operar de la compañía, pero sin dejar de revisar que lo que están haciendo nuestros proveedores sea correcto. Eso podemos hacerlo con ayuda de una plataforma tecnológica.
A continuación presentamos algunas recomendaciones que ayudarán empresas de todos los tamaños y giros a tener mayor Certeza Fiscal de cara al 2022, aprovechando las plataformas tecnológicas actuales.
· Tener todos los documentos al día: Tener toda la información es vital, por lo que se recomienda hacer uso de alguna plataforma tecnológica especializada para hacer descargas cada dos o tres días de las facturas que aparecen en SAT con el objetivo de tener todos los documentos, incluso los que nos emitieron por error o que los proveedores no enviaron correctamente.
· Filtrar por categorías: Conocer qué facturas se han cancelado directamente, y cuáles se encuentran en proceso de cancelación es fundamental para evitar tener diferencias de cara al cierre anual y tener certeza de que cada una de las deducciones que presentamos tengan su comprobante fiscal vigente.
· Cuidar de la seguridad informática: Almacenar todos nuestros CFDIs en una bóveda digital segura nos dará tranquilidad, especialmente con las crecientes amenazas de malware y ransomware que eliminan o encriptan la información. Hoy en día, si la información solo reside en nuestras computadoras, no es segura: debe haber copias en la nube.
· No olvidarse de los complementos de pago: verificar que estos documentos no estén cancelados para poder acreditar todas las deducciones que hacemos. Es de vital importancia validar la generación correcta y que las relaciones sean válidas para evitar diferencias en las declaraciones. Cuando el volumen es muy alto, es fundamental contar con una solución especializada como Box Factura que ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores.
· Cerciorarse de que no hay facturas de empresas fraudulentas: el dato que nos puede dar mayor Certeza Fiscal es saber que ninguna de las facturas recibidas pertenecen a empresas en las listas de negras de EFOS (Empresas que Facturan Operaciones Simuladas) y/o EDOS (Empresas que Deducen Operaciones Simuladas). No olvidemos que tan solo por tener relación con ellas, podríamos ser objeto de un meticuloso escrutinio por parte del SAT. Es recomendable revisar las listas negras para verificar nuestro catálogo de proveedores por lo menos una vez por semana.
